Перейти к своим личным файлам можно

Эффективное управление личными файлами

Управление личными файлами на компьютере сопряжено со следующими сложностями.

• Файлы теряются (куда сохранено? как названо?);
• Навигация в файловом менеджере отнимает много времени;
• Система каталогов позволяет с относительным удобством классифицировать файлы только по одному признаку.

Решение

Решение состоит в том, чтобы:

• cпециальным образом именовать любой сохраняемый файл;
• хранить все файлы в одной папке;
• обращаться к файлам через единственный интерфейс — строку поиска (например, Spotlight в OS X).

Звучит как безумие. Но если сломать в голове парадигму обычного обращения с файлами и применить этот подход, то это сэкономит много времени и нервов.

Специальное именование

При именовании необходимо ответить на три главных вопроса: когда, что, зачем.

• Когда это — дата. Удобней всего указывать дату создания содержания файла. Дата должна быть указана в начале имени файла в формате yymmdd. Пример: «141027»;
• Что или что есть этот файл? — это класс объекта. Это может быть книга, бизнес-план, идея, квитанция, билет на самолет, фото паспорта, отсканированный чек — что угодно. Ответ на вопрос должен быть указан в имени файла в формате o=что есть этот файл. «o» — это сокращение от «object». Вы можете выбрать свое сокращение, конечно. Примеры: «o=book», «o=businessPlan», «o=thought»;
• Зачем — это краткое имя задачи (проекта), для решения которой этот файл существует. Ответ на вопрос зачем должен быть указан в имени файла в формате t=задача. «t» — это сокращение от «task». Примеры: «t=myNewKillerApp», «t=новыйЯзыкПрограммированияКоторыйЯУчу», «t=ремонт».

После ответов на эти три главных вопроса в имя файла можно записать что угодно, что потом поможет его найти. Примеры полного именования: «141027 o=book t=business Geoffrey A. Moore — Crossing the Chasm», «141027 o=resume t=job резюме для Яндекса».

В том же формате, параметр=значение, можно присваивать файлу любые другие параметры с любыми значениями. Например.

• client=имяКлиента — для имени заказчика, которому вы делаете проект;
• v=номерВерсии — для версии файла;
• Или даже, если содержание файла связано с какими-то сильными чувствами (например, потому что это особая для Вас книга, цитата, фотография котика), то можно ввести параметр «feeling», сокращенно «f», и добавлять в имя файла, например, следующее «f=passion», «f=humor».

Так можно именовать не только файлы, но и каталоги. Например, если это каталог с исходными кодами какого-либо приложения.

Значения параметров можно делать вложенными. Например, «o=summary.book».

Кроссплатформенность

Та самая общая папка со всеми файлами должна храниться в месте, которое автоматически копируется в облако. Для примера, будем везде далее говорить о DropBox. Тогда в папке «Dropbox» будет наша общая папка, например, «bigBox». Так файл становится доступен с любого устройства по умолчанию.

Но файлы определенного типа иногда следует сохранять в отдельных специальных папках, а не в общей. Это нужно для синхронизации файлов отдельных приложений на смартфоне. Например, все текстовые файлы пойдут в одну папку (например, «textBox»), все pdf — в другую (например, «pdox»). Приложения на смартфоне для управления текстовыми файлами и pdf-файлами будут синхронизироваться именно с этими папками, каждое — со своей.

Удобство решения в том, что:

• можно переходить с приложения на приложение безболезненно;
• на смартфоне всегда доступен поиск по всем файлам через приложение Dropbox (ведь изначально может быть неизвестно в каком формате окажется искомая информация по проекту, например).

Если говорить об iOS, то для текстовых файлов я использую Notesy (понимает Markdown, имеет свой поиск), для pdf — PDF Expert или PDFpen. Все приложения синхронизируются с DropBox.

Закладки браузера

Закладки браузера нужно именовать точно так же, но они хранятся браузером отдельно и в общем случае Вам будет недоступен поиск через один интерфейс строки поиска. Поэтому тут придется искать компромисс. Варианты следующие.

• Можно не пользоваться закладками браузера вообще, а сохранять ссылки в виде файлов типа webloc в OS X или файлов типа Internet Shortcut в Windows. (В OS X это делается путем перетаскивания ссылки из строки браузера (за поле слева) в окно Finder'а). Если говорить об iOS, то для нее потребуется установить приложение Webloc Tool, которое позволит открывать webloc-файлы из Dropbox. В таком подходе придется мириться с тем, что закладки не будут доступны из браузера и придется переключаться;
• Можно использовать браузер, по закладкам которого возможен поиск в десктопной ОС (Safari в OS X, например). Тогда придется мириться с необходимостью на смартфоне искать данные не только в Dropbox, а еще и в закладках браузера.

Я использую первый подход. Он абсолютно универсален: нет привязки ни к браузеру, ни даже к операционной системе.

Дополнительный софт для упрощения работы с файлами

Для упрощения работы с файлами в указанном ключе выгодно использовать дополнительный софт.

• Теxt Expander Software, софт, который ввод нескольких символов превращает в текст большего объема. Например, у меня настроено так, что если я ввожу с клавиатуры «dd» и пробел, то появляется текущая дата в формате, нужном для именования файла; если я вхожу «nn», то появляется полный шаблон имени файла: «текущая_дата o= t= f=». Вообще же различных сокращений при использовании такого софта появляется десятки;
• Софт для переименования группы файлов разом;
• Notational Velocity (или его продвинутая альтернатива — nvALT) позволяет удобно работать с текстовыми заметками в OS X;
• Ряд bookmarklet'ов позволяет легко сохранять web-страницы в markdown.

Преимущества

• Файл можно классифицировать по множеству признаков: и по принадлежности к классу объектов (книга), и по принадлежности к задаче (конкретный проект), и т.д.;
• Все данные доступны через один интерфейс: поиск ОС или приложение облачного хранилища (Dropbox). По этой причине нет риска, что файл не будет найден, потому что мы забыли поискать в какой-то отдельной базе данных отдельного приложения. Никакого дополнительного софта для управления данными (заметками, pdf, картинками) не используется, так как в нем нет большой необходимости при описанном подходе;
• Файл сохраняется очень быстро. Потому что именовать файл гораздо проще, чем осуществлять навигацию к подходящей папке;
• Файл находится очень быстро. Потому что, опять же, ввести с клавиатуры элементы имени файла в строку поиска гораздо проще, чем осуществлять навигацию к подходящей папке;

Недостатки

• Имена и значения параметров могут забыться, что может помешать найти нужный файл. Хотя это может случаться, система избыточна: если файл не найден по одному признаку классификации, он может быть найден по другому. А в случае обнаружения ошибки, она может быть исправлена переименованием;
• Опечатки могут помешать найти нужный файл. Поэтому особенно важно использовать Теxt Expander Software;
• Нет возможности средствами ОС получить список значений определенного параметра. Например, чтобы увидеть все задачи, для которых сохранены файлы («t=»), или увидеть все возможные классы объектов («o=»). Для того, чтобы создать такой список, понадобится писать дополнительный софт.

Атрибуты файла в файловой системе

C атрибутами следующие проблемы:

• Именовать файл проще и быстрее. Средств для минимально эффективного управления атрибутами файла не существует;
• Атрибуты теряются при перемещении файла. Например, в некоторых случаях резервного копирования. (Это причина того, почему в имени файла следует указывать дату. Это реализует надежную сортировку по дате.);
• Атрибуты не сохраняются при использовании облачного хранилища. И тот же dropbox не реализует поиск по ним со смартфона, например.

Тэги

С тэгами следующие проблемы:

• Именовать файл проще и быстрее, чем назначить тэги;
• Тэги — это атрибуты файла в файловой системе и c ними те же проблемы, что с любыми атрибутами (см. параграф выше). Хотя фанаты тэгов, которые не захотят применить предложенный подход, могут перенять идею именования тэгов в формате параметр=значение.

Ссылки

Со ссылками следующие проблемы:

• Именовать файл проще и быстрее, чем создавать ряд ссылок для классификации по нескольким признакам;
• Средств для хоть сколь нибудь эффективного управления ссылками нет, поэтому, например, когда дойдет до удаления файла, придется совершать множество дополнительных действий.

Evernote

С Evernote следующие проблемы.

• С Evernote нельзя в полной мере реализовать главное преимущество подхода — все данные доступны через один интерфейс — потому что Evernote использует свою базу данных, и потому что Evernote не для хранения всего. (Но все-таки, например, в OS X Spotlight ищет и в базе данных Evernote, поэтому можно идти на какие-то компромиссы при большой любви к преимуществам Evernote);
• Evernote штука сложная и поэтому ненадежная. Я трижды за последние несколько лет пытался с ним работать и постоянно сталкивался с ошибками, приводящим к невозможности найти нужные данные.

Как начать работать в новой концепции

Для начала можно оставить все уже хранимые файлы нетронутыми, а все новые сохранять по описанное системе. Самое первое с чем можно разобраться — это содержание различных Inbox (Desktop, Downloads).

Заключение

Это чудовищно эффективно, потому что экономит время и нервы. У меня сама собой реализовалась концепция Inbox Zero при такой работе с файлами. Все всегда на месте, ничто не маячит перед глазами и в сохранности ждет использования.

Приложение. Об RSS

RSS-потоками удобно управлять в том же ключе.

• Выбирается агрегатор, который позволяет назначать одному потоку несколько меток. Например, Feedly;
• Используется два признака для классификации: приоритет («p») и задача («t»). Метки так и должны начинать свои названия;
• Любой поток обязательно привязывается минимум к одной задаче (вообще, это помогает соблюдению информационной гигиены: вы всегда имеете ответ на вопрос Зачем оно нужно?). В крайнем случае можно задачу трактовать широко, как тему;
• Лишь важные потоки, которые обязательно стоит читать регулярно, распределены по приоритетам. Чтение начинается с того, что старше по приоритету. Идея в том, что при недостатке времени потоки с низким приоритетом игнорируются. Например, у меня 5 приоритетов. А в папке «p=1» появляется не более 5-10 постов в сутки.

Подход схож, но надо помнить, что если по вашему проекту вы когда-то сохранили интересный поток, то его надо искать отдельно в приложении для чтения RSS-потоков.

DmitriyAlexeev

Источник

Источник: http://www.pvsm.ru/gtd/73120

5 способов наладить совместную работу с документами

Как вы обозначаете версию документа? Есть ли у вас файлы, содержащие в названии все варианты слова «финальный»? Ну, например, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Это немного абсурдно выглядит, но если вы последите за документами у вас в системе, то обнаружите довольно много «хвостатых» названий. Особенно если файл редактируется несколькими авторами. Например, текст договора может правиться почти бесконечно, дай только волю. И в результате у вас скапливается десяток версий, каждая помечена нарастающим хвостом пометок — тут и даты правок, и инициалы участников, и сакраментальные «final» и «last».

Понятно, что с этим надо как-то справляться. И приводить работу с документами в систему, которая будет понятна всем. Основные требования к порядку просты:

1. Обозначения должны быть понятны всем участникам.
2. Должны храниться все (важные) версии документов.
3. Документы должны принадлежать проектам, а не лежать в общей куче.
4. Доступ к документам должен быть управляемым.
5. Не обязательно, но удобно иметь инструменты для совместной работы над документом.

Мы не станем обсуждать офлайновые способы управления документами. Вы, конечно, можете написать регламент обозначения документов и пересылать вордовские и экселевские файлы почтой. Это приведет к разрастанию рабочих папок у каждого участника процесса, а со временем — к постоянным сверкам, кто какой док сейчас редактирует.

Поэтому давайте вознесемся в облака — именно там сейчас происходит самое интересное.

1. Google Drive

«Большой Брат» дает нам почти идеальный инструмент для управления документами.

1. Google Docs — это не просто онлайновый редактор документов, тут хранятся старые версии, можно комментировать и редактировать доки «в три руки».
2. Google Sheets — это и таблицы для расчетов, и хороший функционал для учета.
3. Google Drive сам по себе — инструмент управления доками, вы можете организовать единую структуру для хранения документов четко назначить доступы к каждой папке.

Плюсы Google Drive

1. Они очевидны. Это облако, со всеми его преимуществами.

Минусы

1. Систему учета — вложенность папок, доступы к файлам и табличку для контроля — придется создать самим.

2. Не всех устраивает использование столь открытой платформы — все-таки это целый Google, он индексирует все, что шевелится, и за приватность мы ему не заплатили.

Обратите внимание: практически в каждой уважающей себя системе есть интеграция с Google-доками — вы увидите это дальше в обзоре. И это разумно — экономнее использовать работающий функционал, нежели тратить усилия на создание своего аналога.

Однако мы хотим предупредить: конфиденциальную и коммерческую информацию, пароли и прочие важные сведения лучше хранить там, где доступ регулируется более жестко.

2. Trello

Виртуальная доска со списком задач и проектов. Доски можно называть как вам удобно — и наглядно видеть процесс выполнения заданий. К каждой задаче вы можете прикрепить документы: с компьютера, Google Диска, Dropbox и т.д.

Из интересного — в Trello Business Class вы можете прикреплять не только документы, но и pull-запросы GitHub, Slack беседы и лиды из Salesforce.

Для совместной работы вы можете использовать связку Trello + Google Docs: прикреплять файлы Google Docs, которые можно открыть на диске и там же редактировать — оставлять новые комментарии и т.д.

Плюсы решения:

1. Trello — очень простая для освоения система. За час с ней способны разобраться люди, которые никогда не пользовались подобными решениями.
2. Задачи и процесс их выполнения видны наглядно, как на пробковой доске. Дизайн удобный и современный, ничего лишнего.

Минусы:

1. Нет инструмента для совместной работы с документами. Т.е. вы либо пользуетесь Google Docs, либо каждый загружает свою версию. Да, все документы в любом случае будут собраны в одной задаче, и вы ничего не потеряете. Но если нужна более серьезная автоматизация, то Trello не оптимальный вариант.
2. Если проектов и задач действительно много, Trello может запутывать из-за особенностей структуры. Постоянно переключаться между досками не слишком удобно.

3. Worksection

Онлайн-система управления проектами с возможностью учета финансов. В каждую задачу вы можете добавить разные типы файлов — и затем редактировать их опять же с помощью Google. Или скачать и загрузить заново.

Источник: worksection.com

Источник: https://spark.ru/post/18388

Абсолютный и относительный путь к файлам

При разработке сайта часто приходится прописывать пути к файлам, ссылки на документы, страницы.В книгах по компьютерным технологиям можно часто встретить употребление терминов абсолютного и относительного пути к файлам. Часто автор не разъясняет, что означает тот или иной путь. Читатель, соответственно, путается, когда автор в последствии говорит об использовании абсолютного и(или) относительного пути.

Допустим, у Вас есть сайт и Вам нужно создать гиперссылку(ссылку) на одну из страниц сайта. Здесь нужно выбрать какой использовать тип пути: относительный или абсолютный.

Очень важно понимать, где какой путь нужно и лучше использовать. Абсолютный путь можно указать только одним способом. А вот относительный в отличии от абсолютного имеет несколько вариантов использования.
Подробнее о том как и где используется абсолютный и относительный путь к файлам, я попытаюсь вам сегодня рассказать.

Так как большую часть своего времени я уделяю web-технологиям, то примеры буду приводить относящиеся к созданию сайтов.

Абсолютный путь

Когда ссылка представляет из себя полный URL файла или страницы, это и есть абсолютный путь. При этом в адресе должен присутствовать используемый протокол. Например, http://www.uamedwed.com — это абсолютный путь к конкретному веб-сайту. В данном случае абсолютный путь к главной странице моего блога. Где протоколом является http, а www.uamedwed.com доменом(именем).

Если указывать ссылку на католог, например http://yourdomain.ua/web/ то будет загружаться(отображаться) индексный файл. Это правило применимо в основном к статическим сайтам. Так как при использовании языка программирования можно создать внутренний роутинг.

Индексный файл обычно представляет из себя файл с именем index.php, index.html, index.phtml, index.shtml. Для того что бы использовать другой индексный файл, нужно создать в нужной директории файл с именем .htaccess, и в нем прописать некоторую директиву. Изменение и создание файла .

htaccess, как и роутинг с помощью языка программирования, выходит за рамки этой статьи.

В основном абсолютный путь используется, тогда, когда нужно сослаться на другой сайт. Иными словами если Вы хотите отправить посетителя на другой сайт, то нужно использовать абсолютный путь. Хотя, такой путь можно использовать и на собственном сайте. Но многие придерживаются того, что ссылки внутри сайта должны быть относительными.

Использование абсолютного пути может повлечь за собой некоторые проблемы. Например при переносе сайта с локальной машины на сервер(это в том случае, если вы использовали на локальной машине адреса в виде http://localhost/sitename.ua/…). Трудности могут возникнуть, тогда, когда появится необходимость в смене домена(имени сайта).

Хотя, все эти трудности решаемы, но на них придётся потратить некоторое количество времени.

Так вот, при использовании абсолютных путей, можно получить обратные ссылки с сайта, на котором находится сворованный контент. Но это только в том случае если у Вас внутренняя перелинковка осуществлялась с использованием абсолютных путей.

Хотя это не всегда работает, но я уже не раз замечал появление ссылок с чужих сайтов, на которых был расположен мой контент.

Немного отступив от темы хочу вкратце рассказать про то что такое URL.

Каждая веб-страница или документ в сети Интернет имеет собственный уникальный адрес, который и называется URL.
URL — единообразный локатор (определитель местонахождения) ресурса. Расшифровывается URL как Uniform Resource Locator(унифицированный адрес ресурса).

Можно так же встретить и такую расшифровку как Universal Resource Locator(универсальный локатор ресурса). Этот способ записи адреса стандартизирован в сети Интернет. Более общая и широкая система идентификации ресурсов URI постепенно заменяет термин URL.

URI — это символьная строка, которая идентифицирует какой-либо ресурс: документ, файл, и т.д. Конечно, здесь подразумеваются ресурсы сети Интернет.

Относительный путь

Часто относительные пути используются гораздо чаще чем абсолютные пути. В основном относительный путь указывается тогда, когда Вам нужно отправить посетителя на другую страницу Вашего сайта, или вставить объект (например изображение) на одной из страниц.

При этом использование относительно пути вполне оправдано. В зависимости от структуры сайта, зависит то, какую форму относительного пути нужно использовать. Существует два вида относительного пути: путь относительно документа, путь относительно корня сайта.

Путь относительно документа

Именно путь относительно документа используется чаще всего. Такие ссылки ещё называются локальными. В основном такой путь используется тогда, когда текущий и связанный документ(страница) находятся в одной директории.

Если переместить документ в другую директорию, то путь(ссылку) придётся менять. Хотя можно ссылаться и на документы(страницы) из других директорий. Для этого путь прописывается от текущего документа до целевого документа(страницы).

При этом путь относительно документа должен задаваться в зависимости от структуры директорий.
Возьмём к примеру простейшую структуру статического сайта.

Этот код для вставки изображения на страницу — неполный. Так как он не содержит нескольких важных атрибутов, таких как ширина, высота и др. Атрибут src, здесь служит для указания пути к файлу. Здесь опущены все остальные атрибуты, так как они сейчас не столь важны.

Главное сейчас, что бы Вы имели представление о том, как выглядит путь относительно документа.При использовании путей относительно документа отсутствует часть абсолютного пути. Часть абсолютного пути, здесь усекается, как для текущего документа(страницы), так и для связанного.

Здесь используется только та часть пути, которая всегда меняется.

Напомню ещё раз про то, что при использовании пути относительно документа, нужно учитывать исходное расположение файлов.

Представим ситуацию, когда страница products.html, будет располагаться не в корневой директории сайта(как это было в предыдущем примере), а в подкаталоге. Теперь необходимо вставить изображение, в файл products.html, который находится, глубже чем корневая директория сайта.

Для того, что бы вставить изображение в файл products.html нужно вернуться в корневую директорию. После чего, можно использовать уже известный путь, о котором говорилось чуть выше.

png«.
Если ../ означает переход на одну директорию(уровень) выше в иерархии каталогов, то символ / обозначает переход на один уровень ниже.
Последовательность символов ../ можно использовать в пути неоднократно. Например, если файл products.

html переместить в три директории вложенные в друг друга, то нужно будет использовать следующий код:

Как видно из предыдущих примеров, использование путей относительно документа во многих случаях оправдано. Такой вид пути часто применяется в практике, и его можно применить практически в любой ситуации. Как я уже говорил выше, существует ещё путь относительно корня сайта, о котором собственно и пойдет речь ниже.

Путь относительно корня сайта

Вы наверное уже поняли что пути относительно документа используются очень часто. Но при их использовании существует одна проблема. Которая заключается в том, что при смене структуры директорий, пути придется менять.
Но такая проблема решаема при использовании путей относительно корня сайта. Где путь указывается от корневой директории до документа.

Все пути относительно корня сайта начинаются со знака /. Только здесь, в отличии от путей относительно документа этот знак используется для указания корневой директории. Потому, что он используется в начале пути.
Путь относительно корня сайта позволяет перемещать некоторые файлы, без ущерба для ссылок.

Этот тип пути Вы сможете использовать только на web-сервере в интернете, или на web-сервере расположенном на локальной машине.

В качестве web-сервера на локальной машине может выступать — XAMPP. Который позволит у себя на компьютере создать среду для созданию сайтов и их предварительного тестирования.

Например, /images/products.png обозначает, что файл products.png находится в папке images, которая расположена в корневом каталоге.

Самый простой способ определить корневой относительный путь — взять абсолютный и отбросить http:// и имя хоста.

Пример
Иногда бывает нужно, что бы информацию одной страницы использовали другие страницы сайта. Часто это делается для того что бы сократить количество повторяемого кода на каждой странице. Допустим есть файл _contact.html, который содержит информацию о телефонных номерах, e-mail и содержит изображение contact.png. (Пускай это будет небольшая таблица, которая будет располагаться на каждой странице сайта.)

Следующий код предназначен для вставки изображения «contact.png».

Код, который необходим для вставки одного файла в другой, выходит за рамки этой статьи. Здесь все зависит от используемого языка программирования.

Я надеюсь, что Вы уже знаете какой тип пути использовался в вышеприведённом коде. Если нет, тогда посмотрите приведённое выше определение пути относительно документа.
Теперь, когда посетитель зайдет на такие страницы сайта как home.html, contact.ntml, он увидит прекрасно отображаемую страницу. В каждую из которых вставлен файл _contact.html, в который, в свою очередь, вставлено изображение contact.png.

Другими словами зайдя, к примеру, на страницу home.html, происходит следующее: «Выполняется код основной страницы home.html. Затем вставляется и исполняется код страницы _contact.html. Код страницы _contact.html, говорит что нужно перейти в директорию images и взять от туда изображение contact.png«.
Если опустить сам код для вставки, то все работает отлично.

Но вот если запустить страницу products.html, то произойдет ошибка. Так как код будет пытаться найти директорию images и файл contact.png в директории products. Но такой директории там не существует, из за чего собственно и возникает проблема.Становится ясным, что использовать путь относительно документа здесь нельзя.Конечно здесь можно использовать абсолютный путь. О плюсах и минусах данного подхода я говорил выше.

В общем говоря, это одна из ситуаций, когда нужно использовать путь относительно корня сайта. При использовании пути относительно корня сайта, ссылка будет всегда начинаться с корневого каталога(корня сайта). Такой тип пути позволит использовать код для вставки, например изображения, независимо от иерархии сайта, и его директорий.Использование пути относительно корня сайта в вышеприведённом примере, позволит избежать проблем, со вставкой изображения.

Потому как независимо от того где будет использовать такой тип пути, он всегда найдет указанный в нем файл.

Путь относительно корня сайта, очень похож на путь относительно документа. Для того что бы создать путь относительно корня сайта, нужно добавить символ / в начало пути.

Теперь изображение будет корректно вставляться на любой из страниц сайта.

Надеюсь я немного помог Вам разобраться в том какие пути существуют, и в том когда и где они используются. Теперь можно использовать все типы пути по прямому их назначению.

Источник: http://www.uamedwed.com/blog/web/absolyutnyj-i-otnositelnyj-put-k-fajlam.html

Права доступа к файлам и папкам простым языком

На просторах России много фирм и мелких предприятий не имеют в штате своего системного администратора на постоянной основе или приходящего время от времени. Фирма растёт и рано или поздно одной расшаренной папки в сети, где каждый может делать что захочет, становится мало. Требуется разграничение доступа для разных пользователей или групп пользователей на платформе MS Windows. Линуксоидов и опытных админов просьба не читать статью.

Самый лучший вариант — взять в штат опытного админа и задуматься о покупке сервера. Опытный админ на месте сам решит: поднимать ли MS Windows Server с Active Directory или использовать что-то из мира Linux.

Но данная статья написана для тех, кто решил пока мучаться самостоятельно, не применяя современные программные решения. Попытаюсь объяснить хотя бы как правильно реализовывать разграничение прав.

Прежде чем начать хотелось бы разжевать пару моментов:

• Любая операционная система «узнаёт» и «различает» реальных людей через их учётные записи. Должно быть так: один человек = одна учётная запись.
• В статье описывается ситуация, что в фирме нет своего админа и не куплен, к примеру, MS Windows Server. Любая обычная MS Windows одновременно обслуживает по сети не более 10 для WinXP и 20 человек для Win7. Это сделано фирмой Microsoft специально, чтобы клиентские Windows не перебегали дорогу серверам Windows и вы не портили бизнес Microsoft. Помните число 10-20 и когда в вашей фирме будет более 10-20 человек, вам придётся задуматься о покупке MS Windows Server или попросить кого-либо поднять вам бесплатный Linux Samba сервер, у которого нет таких ограничений.
• Раз у вас нет грамотного админа, то ваш обычный комп с клиентской MS Windows будет изображать из себя файловый сервер. Вы вынуждены будете продублировать на нём учётные записи пользователей с других компьютеров, чтобы получать доступ к расшаренным файлам. Другими словами, если есть в фирме ПК1 бухгалтера Оли с учётной записью olya, то и на этом «сервере» (именую его в дальнейшем как WinServer) нужно создать учётную запись olya с таким же паролем, как и на ПК1.
• Люди приходят и уходят. Текучесть кадров есть везде и если вы, тот бедный человек, который не админ и назначен (вынужден) поддерживать ИТ вопросы фирмы, то вот вам совет. Делайте учётные записи, не привязанные к личности. Создавайте для менеджеров — manager1, manager2. Для бухгалтеров — buh1, buh2. Или что-то подобное. Ушёл человек? Другой не обидится, если будет использовать manager1. Согласитесь это лучше, чем Семёну использовать учётную запись olya, так как влом или некому переделывать и уже всё работает 100 лет.
• Забудьте такие слова как: «сделать пароль на папку». Те времена, когда на ресурсы накладывался пароль давным давно прошли. Поменялась философия работы с различными ресурсами. Сейчас пользователь входит в свою систему с помощью учётной записи (идентификация), подтверждая себя своим паролем (аутентификация) и ему предоставляется доступ ко всем разрешённым ресурсам. Один раз вошёл в систему и получил доступ ко всему — вот что нужно помнить.
• Желательно выполнять нижеперечисленные действия от встроенной учётной записи Администратор или от первой учётной записи в системе, которая по умолчанию входит в группу Администраторы.

Приготовление

В Проводнике уберите упрощённый доступ к нужным нам вещам.

• MS Windows XP. Меню Сервис — Свойства папки — Вид. Снять галочку Использовать мастер общего доступа
• MS Windows 7. Нажмите Alt. Меню Сервис — Параметры папок — Вид. Снять галочку Использовать простой общий доступ к файлам.

Создайте на вашем компьютере WinServer папку, которая будет хранить ваше богатство в виде файлов приказов, договоров и так далее. У меня, как пример, это будет C:\dostup\. Папка обязательна должна быть создана на разделе с NTFS.

Доступ по сети

На данном этапе нужно выдать в доступ по сети (расшарить — share) папку для работы с ней другими пользователями на своих компьютерах данной локальной сети.

И самое главное! Выдать папку в доступ с полным разрешением для всех! Да да! Вы не ослышались. А как же разграничение доступа?

Мы разрешаем по локальной сети всем подсоединяться к папке, НО разграничивать доступ будем средствами безопасности, сохраняемые в файловой системе NTFS, на которой расположена наш каталог.

• MS Windows XP. На нужной папке (C:\dostup\) правой клавишей мыши и там Свойства. Вкладка Доступ — Открыть общий доступ к этой папке. Заполняем Примечание. Жмём Разрешение. Группа Все должна иметь по сети право Полный доступ.
• MS Windows 7. На нужной папке (C:\dostup\) правой клавишей мыши и там Свойства. Вкладка Доступ — Расширенная настройка. Ставим галочку Открыть общий доступ к этой папке. Заполняем Примечание. Жмём Разрешение. Группа Все должна иметь по сети право Полный доступ.

Пользователи и группы безопасности

Нужно создать необходимые учётные записи пользователей. Напоминаю, что если на многочисленных ваших персональных компьютерах используются различные учётные записи для пользователей, то все они должны быть созданы на вашем «сервере» и с теми же самыми паролями. Этого можно избежать, только если у вас грамотный админ и компьютеры в Active Directory. Нет? Тогда кропотливо создавайте учётные записи.

• MS Windows XP. Панель Управления — Администрирование — Управление компьютером.Локальные пользователи и группы — Пользователи. Меню Действие — Новый пользователь.
• MS Windows 7. Панель Управления — Администрирование — Управление компьютером.Локальные пользователи и группы — Пользователи. Меню Действие — Создать пользователя.

Теперь очередь за самым главным — группы! Группы позволяют включать в себя учётные записи пользователей и упрощают манипуляции с выдачей прав и разграничением доступа.

Чуть ниже будет объяснено «наложение прав» на каталоги и файлы, но сейчас главное понять одну мысль. Права на папки или файлы будут предоставляться группам, которые образно можно сравнить с контейнерами. А группы уже «передадут» права включённым в них учётным записям. То есть нужно мыслить на уровне групп, а не на уровне отдельных учётных записей.

• MS Windows XP. Панель Управления — Администрирование — Управление компьютером.Локальные пользователи и группы — Группы. Меню Действие — Создать группу.
• MS Windows 7. Панель Управления — Администрирование — Управление компьютером.Локальные пользователи и группы — Группы. Меню Действие — Создать группу.

Нужно включить в нужные группы нужные учётные записи. Для примера, на группе Бухгалтеры правой клавишей мыши и там Добавить в группу или Свойства и там кнопка Добавить. В поле Введите имена выбираемых объектов впишите имя необходимой учётной записи и нажмите Проверить имена. Если всё верно, то учётная запись изменится к виду ИМЯСЕРВЕРА\учётная_запись. На рисунке выше, учётная запись buh3 была приведена к WINSERVER\buh3.

Итак, нужные группы созданы и учётные записи пользователей включены в нужные группы. Но до этапа назначения прав на папках и файлах с помощью групп хотелось бы обсудить пару моментов.

Намного проще, когда права доступа выданы группам, а не отдельным персонам. Вам остаётся лишь манипулировать группами и включением в них нужных учётных записей.

Права доступа

Желательно выполнять нижеперечисленные действия от встроенной учётной записи Администратор или от первой учётной записи в системе, которая по умолчанию входит в группу Администраторы.

Вот и добрались до этапа, где непосредственно и происходит магия разграничения прав доступа для различных групп, а через них и пользователям (точнее их учётным записям).

Итак, у нас есть директория по адресу C:\dostup\, которую мы уже выдали в доступ по сети всем сотрудникам. Внутри каталога C:\dostup\ ради примера создадим папки Договора, Приказы, Учёт МЦ. Предположим, что есть задача сделать:

• папка Договора должна быть доступна для Бухгалтеров только на чтение. Чтение и запись для группы Менеджеров.
• папка УчётМЦ должна быть доступна для Бухгалтеров на чтение и запись. Группа Менеджеров не имеет доступа.
• папка Приказы должна быть доступна для Бухгалтеров и Менеджеров только на чтение.

На папке Договора правой клавишей и там Свойства — вкладка Безопасность. Мы видим что какие-то группы и пользователи уже имеют к ней доступ. Эти права были унаследованы от родителя dostup\, а та в свою очередь от своего родителя С:

Мы прервём это наследование прав и назначим свои права-хотелки.

Жмём кнопку Дополнительно — вкладка Разрешения — кнопка Изменить разрешения.

Сначала прерываем наследование прав от родителя. Снимаем галочку Добавить разрешения, наследуемые от родительских объектов. Нас предупредят, что разрешения от родителя не будут применяться к данному объекту (в данном случае это папка Договора). Выбор: Отмена или Удалить или Добавить.

Жмём Добавить и права от родителя останутся нам в наследство, но больше права родителя на нас не будут распространяться. Другими словами, если в будущем права доступа у родителя (папка dostup) изменить — это не скажется на дочерней папке Договора. Заметьте в поле Унаследовано от стоит не унаследовано.

То есть связь родитель — ребёнок разорвана.

Теперь аккуратно удаляем лишние права, оставляя Полный доступ для Администраторов и Система. Выделяем по очереди всякие Прошедшие проверку и просто Пользователи и удаляем кнопкой Удалить.

Кнопка Добавить в данном окне Дополнительные параметры безопасности предназначена для опытных админов, которые смогут задать особые, специальные разрешения. Статья же нацелена на знания опытного пользователя.

Мы ставим галочку Заменить все разрешения дочернего объекта на разрешения, наследуемые от этого объекта и жмём Ок. Возвращаемся назад и снова Ок, чтобы вернуться к простому виду Свойства.

Данное окно позволит упрощённо достигнуть желаемого. Кнопка Изменить выведет окно «Разрешения для группы».

Жмём Добавить. В новом окне пишем Бухгалтеры и жмём «Проверить имена» — Ок. По умолчанию даётся в упрощённом виде доступ «на чтение». Галочки в колонке Разрешить автоматически выставляются «Чтение и выполнение», «Список содержимого папки», «Чтение». Нас это устраивает и жмём Ок.

Теперь по нашему техническому заданию нужно дать права на чтение и запись для группы Менеджеры. Если мы в окне Свойства, то снова Изменить — Добавить — вбиваем Менеджеры — Проверить имена. Добавляем в колонке Разрешить галочки Изменение и Запись.

Теперь нужно всё проверить!

На папку Договора мы наложили следующие права доступа: группа Бухгалтеры должна только читать файлы и открывать папки внутри, а группа Менеджеры создавать, изменять файлы и создавать папки.

Следовательно, если внутри директории Договора будет создаваться файл-документ, на нём будут разрешения от его родителя. Пользователи со своими учётными записями будут получать доступ к таким файлам и каталогам через свои группы.

Зайдите в папку Договора и создайте тестовый файл договор1.txt

На нём щелчок правой клавишей мыши и там Свойства — вкладка Безопасность — Дополнительно — вкладка Действующие разрешения.

Пробуем manager2 и видим наглядно, что менеджер получает доступ на чтение и запись, так как входит в группу Менеджеры, которая даёт такие права для данной папки.

Абсолютно так же, по аналогии с папкой Договора, накладываются права доступа и для других папок, следуя вашему техническому заданию.

Итог

• Используйте разделы NTFS.
• Когда разграничиваете доступ на папки (и файлы), то манипулируйте группами.
• Создавайте учётные записи для каждого пользователя. 1 человек = 1 учётная запись.
• Учётные записи включайте в группы. Учётная запись может входить одновременно в разные группы. Если учётная запись находится в нескольких группах и какая-либо группа что-то разрешает, то это будет разрешено учётной записи.
• Колонка Запретить (запрещающие права) имеют приоритет перед Разрешением. Если учётная запись находится в нескольких группах и какая-либо группа что-то запрещает, а другая группа это разрешает, то это будет запрещено учётной записи.
• Удаляйте учётную запись из группы, если хотите лишить доступа, которого данная группа даёт.
• Задумайтесь о найме админа и не обижайте его деньгами.

Источник: http://vasilisc.com/simple-permissions

Совместный доступ к файлу Excel одновременно

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:



Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Источник: https://exceltable.com/vozmojnosti-excel/sovmestnyi-dostup-k-failu-excel